L’ufficio non è più soltanto il luogo in cui si lavora. Dopo la rivoluzione imposta dalla pandemia e la diffusione dei modelli ibridi, le aziende stanno ridefinendo il significato stesso della presenza fisica, trasformando gli spazi di lavoro in strumenti strategici per favorire collaborazione, innovazione e benessere. Una trasformazione che sta cambiando profondamente anche il ruolo del facility management, sempre meno legato alla sola gestione degli immobili e sempre più coinvolto nella progettazione dell’esperienza lavorativa delle persone.
I numeri confermano questa tendenza. Secondo il Future of Work Survey 2024 di JLL, oltre il 60% delle organizzazioni prevede un incremento dell’utilizzo degli uffici nei prossimi cinque anni, mentre la quasi totalità delle grandi aziende ha introdotto politiche di presenza strutturata. Tuttavia, il ritorno in ufficio non coincide con un ritorno ai modelli organizzativi del passato. Le persone chiedono flessibilità, qualità degli ambienti e servizi in grado di migliorare concretamente la loro esperienza lavorativa.
È qui che entra in gioco il concetto di workplace experience, oggi considerato uno dei principali fattori di competitività per le imprese. La qualità degli spazi, l’accessibilità ai servizi, il comfort ambientale, le tecnologie disponibili e le opportunità di collaborazione influenzano direttamente produttività, coinvolgimento e capacità di attrarre talenti. Secondo alcune ricerche citate dagli osservatori di settore, il 74% dei dipendenti ritiene di essere più efficace quando si sente ascoltato dall’organizzazione, mentre il 75% si aspetta che il datore di lavoro contribuisca attivamente al proprio benessere fisico, mentale e sociale.
In questo contesto l’ufficio assume una funzione completamente nuova. Non più luogo obbligato di lavoro, ma ambiente in cui costruire relazioni, condividere conoscenze e rafforzare il senso di appartenenza. Per questo molte organizzazioni stanno ripensando i propri spazi, sostituendo il modello tradizionale delle postazioni assegnate con ambienti flessibili, aree collaborative, sale multifunzionali, spazi dedicati alla concentrazione e zone progettate per il benessere e la socializzazione.
La trasformazione degli ambienti di lavoro si riflette inevitabilmente sul facility management. Se in passato il facility manager era principalmente responsabile della manutenzione degli edifici, della sicurezza e dei servizi operativi, oggi è chiamato a svolgere un ruolo molto più strategico. La sua missione consiste nell’integrare persone, spazi, tecnologie e servizi per creare ecosistemi capaci di migliorare la qualità della vita lavorativa e supportare gli obiettivi dell’organizzazione.
Illuminazione, qualità dell’aria, comfort acustico, ergonomia, accessibilità e gestione intelligente degli spazi sono diventati elementi centrali delle strategie aziendali. Allo stesso tempo, l’utilizzo di sensori, piattaforme digitali e strumenti di analisi consente di raccogliere dati sull’effettivo utilizzo degli ambienti, permettendo alle aziende di adattare gli spazi alle esigenze reali delle persone e di ottimizzare gli investimenti.
Ma il cambiamento più significativo riguarda probabilmente il legame sempre più stretto tra workplace experience e sostenibilità. Come evidenziano numerosi studi sul tema, gli spazi di lavoro stanno diventando uno degli asset più rilevanti della dimensione “Social” degli ESG. Salute, sicurezza, inclusione, benessere, formazione e qualità dell’esperienza lavorativa sono oggi parametri osservati non soltanto dai dipendenti, ma anche da investitori, clienti e stakeholder.
In questo scenario il facility management assume un valore che va oltre la gestione operativa. La capacità di progettare ambienti inclusivi, accessibili e orientati al benessere contribuisce direttamente agli obiettivi ESG delle organizzazioni, rafforzandone la reputazione e la capacità di attrarre competenze. Gli uffici diventano così luoghi in cui la sostenibilità prende forma concretamente attraverso servizi, tecnologie e scelte progettuali capaci di generare valore sociale.
L’evoluzione è stata accelerata dalla diffusione dello smart working. Durante la fase più intensa della pandemia quasi nove milioni di lavoratori italiani hanno sperimentato modalità di lavoro da remoto, modificando in modo permanente aspettative e abitudini professionali. Oggi le persone non scelgono più un datore di lavoro soltanto in base alla retribuzione, ma valutano anche la qualità dell’ambiente lavorativo, le opportunità di crescita, il benessere organizzativo e la flessibilità offerta. Per le aziende, quindi, la sfida non consiste semplicemente nel riportare i dipendenti in ufficio, ma nel rendere l’ufficio un luogo capace di generare valore. Un obiettivo che richiede una nuova visione degli spazi e una nuova centralità del facility management.
Il workplace del futuro sarà sempre più “people-centric”, progettato attorno alle esigenze delle persone e supportato da tecnologie, dati e servizi integrati. In questa trasformazione il facility manager è destinato a diventare una figura chiave per tradurre gli obiettivi di business, sostenibilità e benessere in ambienti concreti, capaci di migliorare la vita delle persone e le performance delle organizzazioni. L’ufficio, insomma, torna al centro. Ma non come simbolo di controllo o presenza obbligata. Piuttosto come luogo di relazione, innovazione e appartenenza, dove il valore degli spazi si misura sempre più attraverso la qualità dell’esperienza che riescono a offrire.
