Con il lavoro ibrido le presenze in mensa cambiano da un giorno all’altro. Il secondo rapporto Camst-Censis e un’indagine statunitense di ezCater dicono quanto conti il pranzo per riportare le persone in ufficio, e quanto pesi sui conti. I sistemi di previsione basati sull’intelligenza artificiale possono aiutare, a patto di avere dati affidabili e di rispettare le regole sulla privacy dei lavoratori.
Il lunedì la sala è piena, il venerdì resta mezza vuota. Per chi gestisce una mensa aziendale il problema è tutto qui: con lo smart working il numero di coperti non si ricava più dall’organico, e ogni errore di stima si paga. Pasti in eccesso significano spreco e costi di approvvigionamento inutili; pasti in difetto significano code, piatti esauriti e lamentele.
La ristorazione collettiva aziendale è stata a lungo uno dei servizi più prevedibili del facility management. Oggi è uno dei primi a dover fare i conti con l’occupazione variabile degli edifici.
Il pranzo come leva per il rientro in ufficio: i dati Camst-Censis
Il secondo rapporto Camst-Censis, Lo spazio e il cibo – Nuove geografie della socialità, è stato presentato a Bologna il 7 ottobre. La ricerca si concentra sulla giornata lavorativa e sul rapporto tra le persone e i luoghi in cui mangiano.
Per chi lavora da casa il pranzo è spesso un momento solitario e compresso. Il 54,7% degli smart worker mangia prevalentemente da solo, contro il 39,2% di chi lavora in presenza. Il 36,2% salta spesso il pasto o lo consuma davanti al computer, e il 60,1% segnala almeno una difficoltà legata alla pausa pranzo (BusinessOnline).
Il dato più interessante per chi gestisce gli spazi riguarda il lavoro ibrido. Il 58,5% di chi alterna casa e ufficio tornerebbe più volentieri in sede se trovasse spazi e servizi migliori per condividere il pranzo. Sull’intero campione, il 90% considera un luogo adeguato dove mangiare un segnale di attenzione da parte dell’impresa, e l’82,2% associa il pranzo condiviso a un maggiore senso di appartenenza al team di lavoro.
La ricerca è stata realizzata dal Censis per Camst, tra i principali operatori italiani della ristorazione collettiva.
Negli Stati Uniti la mensa tradizionale perde terreno
Oltreoceano il segnale è più netto. Il 2026 Workplace Cafeteria Report di ezCater, piattaforma americana che vende servizi di catering e pasti per le aziende, si basa su un sondaggio online condotto nell’ottobre 2025 su 602 responsabili di mense aziendali e 1.000 dipendenti che vanno in ufficio almeno una volta a settimana.
I costi di gestione medi superano il milione di dollari l’anno e il 55% delle organizzazioni prevede un aumento nel 2026. Il 51% dei responsabili ammette che la mensa non giustifica più i costi fissi, e il 36% ritiene che le aziende dovrebbero pianificarne la dismissione a favore di soluzioni alternative (Facility Executive). C’è poi una distanza netta nella percezione della qualità: l’87% dei responsabili giudica buono o ottimo il cibo servito, mentre tra i dipendenti la quota scende al 48%.
Sono numeri di un mercato diverso dal nostro, raccolti da un operatore che propone proprio alternative alla mensa tradizionale. La domanda di fondo però vale anche in Italia: come tenere in piedi un servizio di qualità quando il numero di utenti non è più stabile?
Intelligenza artificiale in mensa: prevedere i coperti
All’intelligenza artificiale si chiede soprattutto una cosa: stimare quante persone si presenteranno a pranzo. I modelli di previsione della domanda, basati su tecniche di machine learning, incrociano lo storico dei pasti serviti con le prenotazioni, il calendario aziendale (riunioni plenarie, giornate di presenza obbligatoria, ponti, ferie) e i dati aggregati di occupazione dell’edificio, come badge o sensori di presenza.
Rispetto alla vecchia media settimanale, il vantaggio è la capacità di cogliere le variazioni: il martedì di una convention interna, il venerdì prima di un ponte, la settimana di chiusura dei bilanci. La stima serve poi a tarare ordini alle cucine, approvvigionamenti e turni del personale.
Le previsioni, però, sono affidabili quanto i dati che le alimentano: se le prenotazioni sono poche o i sistemi di accesso non dialogano con quelli della ristorazione, l’algoritmo lavora alla cieca. Per questo i primi mesi vanno usati per confrontare la stima con i coperti reali e correggere il modello, lasciando l’ultima parola al gestore.
Dati di presenza e privacy: i paletti della normativa italiana
Usare badge, prenotazioni e sensori per prevedere i pasti significa trattare dati dei dipendenti. In Italia valgono due riferimenti: il GDPR (Regolamento UE 2016/679) e l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori (L. 300/1970), che disciplina gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza dell’attività lavorativa.
La strada più sicura è lavorare su dati aggregati e anonimi: per stimare i coperti basta sapere quante persone sono in sede, non chi. In ogni caso i dipendenti vanno informati in modo chiaro. Se poi si incrociano informazioni riferite ai singoli, va valutata con il DPO o il consulente privacy la necessità di una valutazione d’impatto (art. 35 GDPR).
Conta anche quali strumenti si usano. Dopo le modifiche introdotte dal D.Lgs. 151/2015, i sistemi di registrazione di accessi e presenze, come i badge, non richiedono un accordo sindacale. Per sensori o telecamere che possono consentire un controllo a distanza servono invece l’accordo con le rappresentanze sindacali o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro. Sono passaggi da chiarire in fase di capitolato, non a progetto avviato.
Cosa misurare: le indicazioni per il facility manager
Per il facility manager la questione è come valutare un servizio che cambia forma. Il costo del singolo pasto non basta più. Nei contratti di ristorazione aziendale conviene introdurre KPI che misurino anche l’adattamento alla domanda variabile: scarto tra coperti previsti e serviti, percentuale di eccedenze sul prodotto, tempi medi di attesa e gradimento rilevato tra gli utenti.
Sulle eccedenze c’è anche una leva concreta: la Legge Gadda (L. 166/2016) semplifica la donazione delle eccedenze alimentari a enti pubblici e organizzazioni non profit, e una previsione più accurata rende più facile programmarla.
L’ultimo tassello riguarda gli spazi. Se il pranzo condiviso è davvero uno dei motivi per tornare in ufficio, come suggeriscono i dati Camst-Censis, la mensa va trattata come parte della strategia di workplace e non come una voce di costo da comprimere. Prima di investire in un software predittivo è utile chiedersi come si vuole che i dipendenti usino la sala mensa nei giorni in cui scelgono di venire in sede.
