La fabbrica del futuro non è difficile da immaginare: robot, digital twin, manutenzione predittiva e macchinari capaci di dialogare fra loro. Più complesso ma assai determinante pensare al futuro dei servizi che ogni giorno fanno “vivere” la fabbrica e i luoghi di lavoro.
Pulizie, sicurezza, ristorazione, logistica interna, reception, gestione degli accessi, servizi alle persone. Il cosiddetto Soft Facility Management è tutt’ora un mondo ad alta intensità di lavoro, organizzato soprattutto attraverso turni, frequenze, procedure e controllo umano.
L’intelligenza artificiale e la robotica stanno cominciando molto lentamente a modificarne la logica. Prendiamo le pulizie. Oggi un’area viene normalmente pulita perché il contratto stabilisce una determinata frequenza. Domani sensori, dati di occupazione, sistemi di visione e robot autonomi potranno contribuire a stabilire dove intervenire, quando, come e con quale intensità.
Non è ancora la normalità, ma la direzione è visibile: Counterpoint Research, per citare un dato, rileva che nel 2025 le consegne mondiali di robot professionali per la pulizia hanno superato le 50.000 unità e prevede un progressivo ampliamento degli impieghi commerciali e industriali.
L’International Federation of Robotics registra, più in generale, quasi 200.000 service robot professionali venduti nel 2024 e una crescita del 31% delle flotte offerte in modalità Robot-as-a-Service. Non è un caso se lo scorso aprile Rekeep, è entrata con circa il 6% del capitale in Spreentech Ventures, un’ iniziativa parte del piano strategico di Rekeep, “per promuovere l’innovazione tecnologica, la sostenibilità e lo sviluppo di nuovi modelli di business applicati alla gestione degli immobili e dei servizi”.
Il Facility Manager dovrà quindi governare un equilibrio delicato: più capacità preventiva, ma anche privacy, cybersecurity, responsabilità delle decisioni e presenza umana nei momenti nei quali essa rimane indispensabile. Persino la ristorazione aziendale può diventare un servizio predittivo:presenze effettive, turni produttivi, prenotazioni e dati storici possono consentire di stimare meglio la domanda, ridurre sprechi e adattare l’offerta.
In Europa l’Integrated Facility Management (IFM) sta crescendo anche perché le grandi organizzazioni e siti industriali cercano di coordinare sotto un’unica regia catering, cleaning, security e altri servizi, anziché gestire separatamente una moltitudine di fornitori. L’IFM contribuisce in modo sostanziale a determinare la qualità degli ambienti e luoghi dove le persone passano gran tempo della loro vita lavorativa.
Ma come affrontare la combinazione di tecnologia high-tech e bisogni sul campo?
Non è un caso se IFMA parla ormai di passaggio dal Facility Manager al Workplace Experience Manager: una figura meno concentrata sulla gestione degli spazi e più sull’impatto dei servizi, l’accoglienza, il buon uso della tecnologia e la qualità dei risultati.
Non è solo una questione semantica: fra le competenze emergenti che IFMA (International Facility Management Association) indica come indispensabili nel prossimo futuro figurano gestione dati, uso AI e capacità di comunicazione, accanto alla strategia di pianificazione e controllo legata ai bisogni. Johnson Controls rileva che il 67% dei team FM utilizza già qualche forma di AI e il 61% intende ampliarne l’impiego, ma qualità e integrazione dei dati restano il principale ostacolo.
Ma il punto più interessante arriva però dall‘Executive Summit 2026 di IFMA: la capacità di usare l’AI non è tanto un problema tecnologico quanto di maturità organizzativa. Non sostituire persone con algoritmi, ma passare da servizi standardizzati a servizi capaci di adattarsi continuamente alle condizioni reali e con strumenti di capacità predittiva per la migliore efficienza; servizi che smettono di essere erogati secondo calendari e diventano progressivamente erogati secondo i bisogni.
Pulire quando e dove serve, rifornire quando una domanda viene prevista, presidiare il rischio anziché semplicemente un accesso, organizzare ristorazione e servizi sulla presenza reale delle persone. Meno tempo impiegato per controllare routine e frequenze; più tempo per gestire “eccezioni”, qualità espressa, sicurezza e benessere delle persone.
Un Facility Management meno invisibile e molto più “intelligente” a favore delle persone che occupano quei luoghi.
Per decenni abbiamo misurato – e tutt’ora misuriamo – il costo puramente economico della pulizia, della mensa o della vigilanza, molto meno (o quasi mai) il loro valore espresso. L’evoluzione verso la figura del “workplace e employee experience” comincia invece a collegare quei servizi all’utilizzo degli spazi, alla soddisfazione, al benessere, alla produttività e alla continuità operativa.
Capacità nell’uso dei dati e di collegare il servizio a risultati misurabili, cambiando scala e cosa misuriamo. Per andare verso questa direzione, però, dovrà evolversi anche la Committenza: chi scrive un capitolato dovrà imparare a comprare risultati, non più frequenze: il vero salto di maturità organizzativo riguarderà tanto chi fornisce il servizio quanto chi lo richiede.
