Incassi Intelligenti: quando l’AI aiuta le PMI a non perdere liquidità

Pagamenti in ritardo e crediti che invecchiano pesano soprattutto sulle imprese dei servizi, dove il costo del lavoro non aspetta. Irec lancia una piattaforma che affida promemoria e solleciti a un agente AI e lascia le decisioni delicate al credit manager. Ne parliamo con il CEO Victor Khaireddin.

Oltre 300 miliardi di euro di crediti non incassati rappresentano un problema enorme per le PMI italiane. Solo quattro aziende su dieci pagano alla scadenza e il ritardo medio nella riscossione arriva a 47 giorni. A questo si aggiunge un altro dato significativo: il 73% delle imprese non dispone di un processo strutturato per gestire i solleciti. È in questo scenario che Irec, società del gruppo Allcore attiva nel credito B2B dal 1987, ha lanciato Incassi Intelligenti, una piattaforma basata sull’intelligenza artificiale per accompagnare le PMI nella gestione del credito, dalla scadenza della fattura fino all’eventuale recupero.

Il tema riguarda da vicino la filiera del facility management. Imprese di pulizia e multiservizi, manutentori, operatori della vigilanza e della ristorazione collettiva sono in larga parte PMI, lavorano spesso con contratti a canone e sostengono un costo del lavoro che non può slittare: gli stipendi si pagano a fine mese, le fatture dei committenti non sempre.

L’obiettivo è intervenire prima che un ritardo si trasformi in un insoluto, combinando automazione e competenze specialistiche. L’agente AI gestisce promemoria e solleciti attraverso email, PEC e WhatsApp, mentre i casi più delicati vengono affidati al credit manager.

Ne parliamo con Victor Khaireddin, fondatore e CEO di Irec, che ci spiega le funzionalità del nuovo modello e perché, nella gestione del credito, la tecnologia non può sostituire il giudizio umano.

Oltre 300 miliardi di euro di crediti non incassati rappresentano un problema enorme per le PMI italiane. Quanto pesa oggi il ritardo nei pagamenti sulla liquidità e sulla capacità di crescita delle piccole imprese, soprattutto in settori ad alta intensità di manodopera come quello dei servizi?

“Moltissimo, e spesso in modo invisibile. In Italia i crediti non incassati superano i 300 miliardi di euro e solo quattro aziende su dieci pagano alla scadenza, con un ritardo medio di 47 giorni. Per una piccola impresa questo significa avere sempre una parte importante del fatturato ferma nei conti dei clienti. Facciamo un esempio concreto. Un’azienda che emette 300 fatture al mese da 600 euro fattura circa 2,2 milioni l’anno. Se incassa – in media – in 80 giorni, ha quasi mezzo milione di euro bloccato nei crediti. Quei soldi non sono persi ma non si possono usare: per pagare fornitori e stipendi l’imprenditore ricorre al fido e paga interessi su denaro che è già suo. L’effetto sulla crescita è diretto. Chi incassa tardi rimanda gli investimenti, accetta meno ordini e passa ore a inseguire i clienti invece di lavorare allo sviluppo dell’azienda. E il tempo gioca contro: oltre i 30 giorni dalla scadenza la probabilità che il cliente paghi spontaneamente si riduce. Per questo il punto non è solo recuperare, ma incassare prima.”

Il 73% delle imprese non dispone di un processo strutturato per gestire i solleciti. Perché le PMI continuano ad affrontare la gestione del credito prevalentemente in modo manuale e quali costi nascosti comporta questo approccio?

“Perché nelle piccole imprese il sollecito non ha un responsabile. Lo fa il titolare, o una persona dell’amministrazione che nel frattempo segue la contabilità, le banche e i fornitori. I solleciti partono quando qualcuno se ne ricorda, spesso tardi, e con toni che cambiano di volta in volta. C’è poi un freno culturale: si teme di rovinare il rapporto con un buon cliente, e così si aspetta. Non sorprende che il 73% delle imprese non abbia un processo strutturato.

I costi nascosti sono almeno tre. Il primo è il tempo: il recupero manuale richiede in media circa due ore e mezza a settimana, sottratte a chi in azienda dovrebbe occuparsi d’altro. Il secondo è finanziario: ogni giorno di ritardo è cassa che manca e che spesso si copre con il fido, pagando interessi. Il terzo è il più sottovalutato: un credito che nessuno presidia invecchia, e dopo i primi 30 giorni dalla scadenza la probabilità che venga pagato spontaneamente si riduce. A questi si aggiunge un costo di relazione. Un sollecito mandato a chi ha già pagato, o un tono sbagliato con un cliente storico, fa più danni di un ritardo. Un processo strutturato serve proprio a questo: intervenire presto, con regolarità e con il tono giusto.”

Dai solleciti manuali all’intelligenza artificiale: come cambia la gestione del credito

La piattaforma Incassi Intelligenti può interagire direttamente con il debitore attraverso email, PEC e WhatsApp, riconoscendo anche promesse di pagamento, richieste di proroga e contestazioni. Quanto è complesso affidare a un agente AI una relazione così delicata come quella tra creditore e cliente?

“Non è un processo semplice, ed è il motivo per cui non abbiamo costruito un prodotto AI che manda solleciti, ma un agente che lavora utilizzando regole precise. Tempi, toni e canali dei solleciti vengono dall’esperienza di Irec su circa 51.000 pratiche: l’agente parte gentile, con un promemoria prima della scadenza, e alza il tono gradualmente. Prima di ogni invio controlla se la fattura risulta pagata, e se un cliente ha più fatture scadute riceve un solo messaggio, non uno per fattura. Quando il cliente risponde, l’agente riconosce di cosa si tratta. Una promessa di pagamento a pochi giorni viene accolta e il sollecito si ferma fino a quella data. Tutto ciò che è delicato, cioè una contestazione, una richiesta di rateizzazione, una dilazione lunga o un riferimento ad azioni legali, l’agente non lo gestisce da solo: ferma il flusso e passa il caso all’impresa o al credit manager Irec.”

Nel vostro modello l’AI propone le azioni, ma la decisione finale rimane all’impresa. Quanto pesa questa supervisione umana quando si applica l’intelligenza artificiale ad azioni con conseguenze finanziarie e legali?

“È indispensabile. Il credito è un rapporto tra un’impresa e i suoi clienti, e le decisioni che contano devono restare a chi quel rapporto lo conosce. Per questo l’agente fa da solo il lavoro ripetitivo, come promemoria, solleciti e verifica dei pagamenti, ma ogni azione che cambia qualcosa passa da una conferma esplicita. C’è poi la tracciabilità: ogni messaggio e ogni azione restano registrati, con data, canale e autore. Se una pratica arriva al recupero o in tribunale, lo storico è completo.”

L’AI accelera gli incassi, ma le decisioni restano nelle mani delle imprese

Indicate come obiettivo il 97% delle fatture incassate entro 45 giorni. Quali elementi vi permetteranno di verificare concretamente il raggiungimento di questo obiettivo?

“Più presto si interviene, a partire da un promemoria prima della scadenza, più è facile incassare. I 45 giorni non sono casuali: è la durata del flusso di sollecito, dopo la quale le fatture non pagate passano al recupero crediti. La verifica è misurabile e trasparente per ogni cliente. Dal primo giorno l’azienda vede in chat i suoi giorni medi di incasso; ogni mese riceve un report con incassato, scaduto e pratiche passate al recupero; ogni trimestre un’analisi dell’andamento rispetto al punto di partenza. Il dato che guardiamo per primo è proprio la quota di fatture incassate entro i 45 giorni del flusso.”

State costruendo un modello nel quale tecnologia e competenze specialistiche operano insieme. È questo, secondo voi, il futuro della gestione del credito per le PMI?

“Ne siamo convinti. Oggi una PMI deve mettere insieme pezzi diversi: un gestionale che manda qualche promemoria, una persona che telefona ai clienti, e quando la situazione si complica una società di recupero che riparte da zero. In ogni passaggio si perdono tempo e informazioni. Il nostro modello tiene tutto in un’unica filiera. L’agente AI presidia ogni scadenza e risponde ai clienti; il credit manager Irec interviene sui casi complessi; se una fattura non rientra, passa al recupero crediti Irec con tutto lo storico già pronto, prima in fase stragiudiziale e poi, solo dove conviene, legale con il nostro studio interno. Irec, attiva dal 1987 e con licenza di recupero crediti, ha gestito negli ultimi 10 anni circa 51.000 pratiche per oltre 210 milioni di euro, e l’85% si è chiuso senza arrivare in tribunale.”

In conclusione, una domanda sul settore del facility management: qual è la situazione?

“Nel facility management il ritardo nei pagamenti pesa più che altrove. In servizi come pulizie, vigilanza, mense aziendali e multiservizi la voce di costo principale sono le persone, e gli stipendi vanno pagati ogni mese, anche quando il cliente non ha ancora saldato la fattura. In pratica, due mesi di ritardo su un contratto a canone significano anticipare di tasca propria due mensilità di stipendi.

Quando il cliente è un ente pubblico, la legge fissa tempi precisi: 30 giorni, che diventano 60 per la sanità, e in caso di ritardo gli interessi scattano in automatico. Nella realtà ogni ente ha i suoi tempi, e le amministrazioni sono tenute a pubblicarli: conviene guardarli già prima di partecipare a una gara, per sapere in anticipo quanto si dovrà aspettare.

Poi c’è il subappalto, dove un ritardo all’inizio della catena ricade su tutte le imprese che lavorano a valle. Per le piccole imprese subappaltatrici la legge prevede, in alcuni casi, che sia direttamente l’ente pubblico a pagarle. Con i clienti privati, invece, la differenza la fa l’organizzazione: un sollecito puntuale e regolare dovrebbe far parte della gestione del contratto, al pari del controllo sulla qualità del servizio.”