L’ondata di smart working che ha investito aziende pubbliche e private dopo il 2020 ha modificato radicalmente il panorama del facility management. Se prima il settore si concentrava prevalentemente sulla gestione fisica degli spazi – dalla manutenzione degli edifici alla pulizia, passando per la sicurezza – oggi il focus si sposta sempre più verso l’ottimizzazione dell’ambiente ibrido e l’integrazione di servizi digitali.
Meno uffici, più flessibilità
I dati parlano chiaro: secondo un recente rapporto dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2024 oltre il 40% delle aziende italiane ha ridotto la metratura degli uffici fino al 30%. Gli spazi inutilizzati o sottoutilizzati hanno spinto molte imprese a ripensare la loro organizzazione interna, abbandonando il modello tradizionale della postazione fissa: con sensibili risparmi in ambito facility, ma anche con una concreta soddisfazione e accresciuta produttività da parte dei dipendenti e collaboratori.
“I nostri clienti ci chiedono di aiutarli a gestire la relazione con i loro collaboratori – dichiara il Direttore di Filiale Marco Maggioni B&I IFM di Dussmann Service, durante la 23ª edizione della Facility Management Convention di IFMA Italia – attraverso la creazione di un luogo di lavoro più attrattivo. Il concetto stesso di qualità è cambiato: oggi viene dato per assodato che un servizio debba essere ben sviluppato, ben pensato e ben erogato. La differenza la fa chi offre un servizio flessibile, dinamico e che porta un concreto miglioramento effettivo nella vita di chi lo riceve”.
Dalla manutenzione alla gestione intelligente
In risposta al cambiamento, molte società di FM hanno investito in tecnologie IoT, sensori ambientali e software di prenotazione degli spazi. Le sale riunioni, le scrivanie condivise e persino i parcheggi vengono ora gestiti tramite app che monitorano l’utilizzo in tempo reale e consentono di ottimizzare i costi.
Sostenibilità e benessere al centro
Il nuovo scenario ha anche accelerato la transizione verso modelli più sostenibili. Meno dipendenti in sede significa minore consumo energetico, meno trasporti e, potenzialmente, un minor impatto ambientale. Tuttavia, i facility manager devono oggi affrontare nuove sfide, come garantire la qualità dell’aria negli ambienti condivisi o creare uffici “a misura di ritorno”, in grado di attrarre le persone con ambienti più accoglienti e funzionali.
“L’ufficio deve diventare un luogo in cui si vuole andare, non in cui si è costretti ad andare”, afferma Giulia Bernardi, esperta di workplace design. “E questo cambia anche il ruolo dei facility manager, che diventano sempre più strategici.”
Verso un nuovo modello ibrido
In definitiva, lo smart working non ha cancellato il facility management, ma lo ha trasformato profondamente. Dalla semplice gestione degli edifici si passa a una logica di “workplace experience”, dove la tecnologia, la flessibilità e il benessere diventano elementi centrali.
Il settore, stimato in Italia in oltre 30 miliardi di euro, si trova oggi a un bivio: chi saprà evolversi verso modelli integrati e digitali potrà cogliere le opportunità del nuovo mondo del lavoro. Chi resterà ancorato al passato, rischia di essere superato.
Del resto, secondo il modello Ctrip (call center, Cina – 2012), un esperimento su 16.000 lavoratori, gestito da Stanford e Ctrip, la produttività aumenta del 13 % grazie allo smart working, dovuto a più minuti lavorati per turno (meno pause e assenze) e a un maggior numero di chiamate gestite per minuto. Ricerche di Stanford/University of Chicago (USA, 2022) hanno stabilito che, nel 2022, chi lavorava da casa ha riportato un miglioramento della produttività del 9 %, rispetto al 5 % del 2020, grazie a un miglior adattamento agli strumenti e dinamiche di lavoro remoto Cladco Decking. Studi Politecnico & Grant Thornton mostrano che lo smart working può aumentare la produttività fino al 15 %, riducendo anche del 20 % l’assenteismo. Infine citiamo uno studio del 2025 sul settore pubblico UK (LSE, 2025), che chiarisce che telelavorare ha aumentato del 12 % la produttività nel trattamento delle pratiche, con un risparmio sui costi operativi di circa il 20%.
